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Excelスキルをド素人状態から達人級にまで高める方法

内容紹介 :

Excelを仕事で毎日のように使うにも関わらず上手くなれなくて、悩んでいる人は多いと思います。

どのように勉強すれば良いのか、本を読んだり講座に通ったりするべきなのか、資格を取得するべきなのか、最低限どういう項目を知っていなければならないのか、・・・等々、
取っ掛かりが分からないことばかりだと思います。
また、周りに上手い人・教えてくれる人がいなかったら、もうお手上げだと考えている人も多いかと思います。

しかし私は、Excelの本も読んでいませんし、教えてくれる人もまるでいません。
その環境下で、ド素人の状態からExcelを独学で習得し、マクロ(VBA)など上級レベルのテクニックまで自在に使いこなせるようになりました。

その経験をもとに、Excelの効率的な勉強方法や、最低限押さえておくべき事項などについて、説明していきたいと思います。

目次

・家でもExcelの勉強をする必要があるのか
・会社にあるExcelファイルを片っ端から読みまくろう
・効率化を絶えず意識し、面倒くさがろう
・Excelの資格は取得するべきか
・Excelの勉強には本を読むべきか
・ググる
・Excel 覚えておくべき機能
・イックアクセスツールバーを有効活用する
・ピボットテーブルについて
・マクロ(VBA) について
・Excel やってはいけないこと
・おわりに

 

##はじめに

こんにちは。私はExcelについて、一般的な基本機能全般に加え、ピボットテーブルやマクロ(VBA)まで自在に使いこなします。
それくらい世の中にたくさんいるでしょうが、私の場合は周囲にExcelを教えてくれる人など誰もいませんでした。
また私は経理の仕事をずっとしてきており、パソコンを使う機会こそ多いですが、プログラマーとかのようにパソコンがメインといえるような仕事では決してありません。
学生時代も、特にパソコンを扱う学部にいたとかいうわけでもなく、レポートや卒論くらいでしかパソコンを扱ってはいません。
Excelを扱い出したのは社会人になってからです。
そのような環境の中で、私がド素人状態からどのようにしてExcelのスキルを身に付けていったか、コツを語りたいと思います。
以降の文章では、読者の方については会社勤めの方を想定して書いていきます。もちろん公務員とかでも良いですが、あくまで「仕事で日常的にExcelを使う。だけど上手くなれなくて伸び悩んでいる。」人が対象ですね。
ですから、仕事でExcelを日常的に使わない学生の方とかは、ちょっと対象外となります。

 

##家でもExcelの勉強をする必要があるのか
さてExcelの勉強ということで、会社での仕事以外の場で、家に帰ってからも、また土日などにも、Excelを自主勉強する必要はあるのでしょうか。
これについては、「必ずしも必要ない。実際の仕事の場以外でExcelの勉強をしても、大きな効果は中々得られない。」と回答します。
ただ、私の会社でも、経理をやっていながら家にパソコンを持っていないという人が結構いるのですが、これはどうかと思います。
Excelを家でコンスタントに勉強する必要まではないとは思いますが、Excelの入ったパソコンを持っておいて、何か解決したい疑問が生じたら(それがそもそも生じないようでは問題ですが)すぐExcelを起動して調べられる環境は整えておくべきだと思います。
さて、家で勉強する必要は無いとなると、いつ勉強するのか。
それはもう、会社での業務時間の範囲内で、勉強すれば良いということになります。

 

##会社にあるExcelファイルを片っ端から読みまくろう
私は経理の仕事をやっていますが、部署で扱うExcelファイルの数だけはとにかく多くあります。
経理以外の仕事でも、組織においてパソコンを使う仕事をしている以上は、大半の方が、多くのExcelファイルを目にする機会があるでしょう。まず環境としては、それだけ整っていれば充分です。
さて、Excelの勉強は「会社での業務時間の範囲内で、勉強すれば良い」と先述しましたが、では限られた業務時間の中で、どんな勉強をすれば良いのか。
私はとにかく、業務時間中に僅かな時間を見つけては、会社の共有フォルダに入っている、皆が作ったExcelファイルをガンガン開きまくりました。そして、Excelファイルのセルに書かれている計算式や関数を理解しようと、調べまくりました。
とにかくExcelが上手くならない人を見ていると、Excelで記述されている計算式を全く自分で読み解こうとしません。
Excelを印刷された結果の紙だけ見て満足している人も多いですし、ちょっと関数とかが使われているとその内容を真面目に解読することを諦めてしまっています。それではいけないのです。
Excelの計算式は、その作成者がどういう意図を持っているのかを雄弁に語ります。私がExcelファイルの計算式を読みまくる理由の一つも、人に聞く前にまずExcelファイルに聞いてみて、業務そのものの内容をまずExcelファイルから勉強しようと思ったことにあります。
貴方の組織で作られているExcelファイルはガンガン開きまくり、よほど長い式でない限り、Excelの計算式はとにかく読み解いていくようにしましょう。
「よほど長い式でない限り」と書きましたが、「よほど長い式」というのは上手く式を作れていない可能性が高いですね。ですからそんなのを読み解くのは、ある程度Excelの腕前に自信が付いてからで良いでしょう。
まず、関数を一つしか使っていないようなシンプルな式を、原則として読み解けるようになっていきましょう。
また「=A1」といったような、単純にセルを参照するあまりに安直すぎる計算式は、読むに値しません。というか、このレベルの安直な計算式ばかり使われているExcelファイルも、その時点で作り方が根本的にマズいファイルである可能性が高いです。

 

##効率化を絶えず意識し、面倒くさがろう
他の人が作ったExcelファイルを開いて読みまくろうと書きました。
もちろん他の人のExcelファイルを見て読むだけでは駄目で、自分で計算式を書いたりしてExcelファイルを作成していくことができないといけません。
それに当たってはまず、他の人のExcelファイルを模倣していくことから始めれば良いでしょう。
ですがもう一歩踏み込んで、他の人が組んだ計算式等が非効率的なものになっていないか、評価する眼力を養っていくことが必要です。
それができないと、Excelが上手くなることなどできず、現状維持にとどまるでしょう。
Excelは業務効率化のためのツールです。Excelがどれだけ上手くなるかは、今の業務で効率化できるポイントをどれだけ見付けられるかに比例します。
業務効率化しようという意識が弱ければ、また効率化できる箇所を意地でも見付ける力が身に付かなければ、Excelファイルの作り込み方もそこそこで満足・妥協するようになり、Excelの腕前も大して向上しなくなります。
Excelが上手くなる方法は、家で勉強するとかよりも、とにもかくにも仕事をしているうちに
「もっとあれを自動化できないか・これを自動化できないか」
「これは面倒臭い、これは同じことばかり繰り返していて無駄だ」
という意識をどれだけ持つかです。
業務効率化という格好いい言葉には、この際とらわれなくて良いです。
まず、今の業務を徹底して面倒くさがって下さい。「面倒くさい」「努力したくない」というのは本来ならば忌むべき言葉ですが、Excelの上達においては常に頭に置くべき言葉です。
「今のExcelファイルの作り方では、資料を見ながら地道に入力したりする必要があったり、二度手間になったりする部分がある」と少しでも思えば、そこを妥協なしに潰していく。その意識が必要です。
そういう面倒くさい部分を潰していくことで、「今後の業務においてチェック作業をサボれるようになって、楽ができるようになる。」という、不純な動機でOKです。
これはExcelに限ったことでは無いですが、業務に非効率が生じていないかどうかを判断する基準の1つとして「データ数が100倍になったら、手間もそのまま100倍になるようではまずい」というのは、心がけておくべきでしょう。
特にExcelでは、データが100倍に増えようとも、手間が大して増えないことを可能にする方法が沢山あります。
ちょっとした二度手間も決して許せないという、徹底した面倒くさがり意識を持って下さい。サボるための努力、努力しないための努力をするようにして下さい。

 

## Excelの資格は取得するべきか
Excelの資格といえば、有名なものにはMOS(Microsoft Office Specialist)があります。
また、マクロ(VBA)の高度なスキルまで含めた資格となると、「VBAエキスパート」などというものもあります。
さて、Excelの技能を証明するため、または単純に向上させるために、このような資格の取得・勉強は必要なものでしょうか?
これについて私の答えとしては、

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